Welcome book та welcome package: чому вони важливі + приклади відомих компаній

Ми вже писали про адаптацію співробітників та обговорювали нові кейси онбордингу. Сьогодні ми поговоримо про такий важливий елемент підтримки корпоративного духу для новачків, як welcome book. Що це за документ, яку інформацію важливо внести і як скласти welcome package так, щоб мотивувати нового співробітника на тривалу співпрацю?

Welcome book як інструмент для адаптації

Welcome book називають документ, в якому компанія розміщує всю необхідну інформацію про її діяльність для нового співробітника. Виконання цього документа може бути будь-яким:

• у надрукованому вигляді (формат книги А5 чи журналу);
• в електронній версії (у PDF або на платформі, аналогічній «Вікіпедії»).

Щодо структури та змісту документа, то тут все залежить від особливості діяльності компанії. Варто пам'ятати, welcome book для нових співробітників спочатку створений, щоб відповісти на всі питання про компанію та її бізнес-процеси. Тому важливо, створюючи книгу, надавати всю інформацію у форматі FAQ (Frequently Asked Question), як відповіді на питання, що часто задаються.

Приклад структури welcome book

Розглянемо приклад структури книги для новачка та розберемося, яку інформацію можна написати про компанію.

1. Загальна інформація про компанію

Тут важливо вітати кожного нового співробітника, описувати історію створення компанії та вказувати її місію. Також важливо розповісти про стратегічні цілі та перспективи, щоб співробітник відразу зрозумів, що він прийшов у компанію, що розвивається.

2. Організаційна структура

Далі необхідно познайомити співробітника із структурою компанії: які у ній є відділи, хто їх очолює, прописати представників компанії, їхні робочі контакти (СЕО, HR, бухгалтера). Тут можна вказати, як організовано робоче місце та порядок дій співробітника, якщо йому чогось не вистачає для виконання робочих завдань.

3. Правила поведінки працівників

Оскільки у всіх компаній комунікація всередині компанії будується по-різному, вкажіть, як це відбувається у вас: чи є корпоративний дрес-код, які взаємини вітаються в колективі та які головні правила спілкування з клієнтами/партнерами.

4. Загальні правила

Опишіть пропускний режим, місця для паркування, використання техніки або внутрішньокорпоративної мережі.

5. Оформлення

Якщо ваша книга орієнтована під кожного окремого співробітника, ви можете також вказувати загальні положення про оформлення на роботу, оплату праці, бонусну систему, надання відпусток та лікарняних, систему оцінювання співробітників, навчання та кар'єрне зростання.

Обов'язково в кінці книги вкажіть контакти, до кого можна звернутись, якщо у співробітника залишилися питання.

Зазначимо, що не всі компанії створюють welcome book, обмежуючись усною розмовою або документом у форматі .docx із загальними положеннями. Але є компанії, які не просто створюють такі книги, а роблять їх шедевральними завдяки креативному формату.

Welcome book у відомих компаніях

Як зустрічають нових співробітників у Facebook, Netflix та Disney? Розглянемо приклади welcome book великих корпорацій.

Facebook

Марк Цукерберг та представники компанії Facebook знають, як робити якісні продукти. Це стосується не лише розробок компанії, а й welcome book. Тут ви не побачите презентацію у фірмових кольорах та настанови, як поводитися на робочому місці. Книга – це історія створення найбільшої соціальної мережі у світі від першої команди програмістів до місії «Дати людям можливість будувати спільноти та зблизити світ». Це навіть не книга, а Біблія для кожного нового співробітника, яка закликає вірити у Facebook та мотивує робити його краще.

Netflix

Компанія відома своєю унікальною корпоративною культурою, і підтвердженням цього є електронна презентація компанії на, увага, 124 слайди! У цьому посібнику описані основи етики компанії: у Netflix можуть бути які завгодно цінності, головне те, що роблять співробітники. Які навички компанія шукає у новачків, і які вчинки цінує це все написано в книзі.

Disney

У Disney подбали про ставлення співробітників до компанії ще в далекому 1943 році. Книга під назвою «Ropes at Disneys» виконана в мультиплікаційному стилі і доповнена казковими текстами, що відображає діяльність Disney. Крім того, особливістю книги є те, що всі малюнки продумані до деталей. Наприклад, на кожній сторінці в Disney зобразили канат, який з'єднує компанію і людей. Чудова ідея та ідеальне виконання!

Welcome pack: як зібрати та навіщо дарувати новим співробітникам у перший робочий день?

Welcome package, welcome box або «коробка новачка» є елементом адаптації нових співробітників. Зазвичай має вигляд брендованої коробки або пакета з найнеобхіднішими речами для роботи в компанії (канцелярія, чашки, чохли та шнурки для пропуску) або просто «плюшки» (сумки, наклейки, одяг, сертифікати).

Welcome package – символ того, що новий співробітник став членом команди. У свою чергу такі подарунки підвищують рівень лояльності новачка до компанії і допомагають швидше влитися в колектив.

Умовно можна розділити зміст welcome package за стилями.

1. Інформаційний стиль

Перше, що важливо зробити, — сказати “Ласкаво просимо!” новачкові. Це може бути привітання електронною поштою або листівка, підписана керівником. Співробітнику важливо відразу дізнатися про історію, цінності та цілі компанії, за допомогою того ж welcome book або відеоролика. У перший робочий день новачкові важливо дати повну інформацію про діяльність компанії, його місце в ній, а також правила догляду/приходу на роботу, години обіду, доступність чаю/кави та інші дрібниці.

Прикладом може стати welcome package у Smart Solutions, провайдері HR-послуг та послуг аутсорсингу бізнес-процесів в Україні та країнах СНД. Компанія демонструє, що кожен новий співробітник саме той, хто їй потрібен.

2. Робочий стиль

Практично кожна компанія, яка складає welcome package, кладе туди те, що потрібно новачкові для щоденної роботи. Такий набір допоможе структурувати нову інформацію, планувати завдання та успішно виконувати пункти з базового to-do list.

У компанії EPAM, однієї з провідних компаній-постачальників послуг розробки ПЗ, у перший день зустрічають новачків повним канцелярським «екіпіруванням». Зазначимо, що в Україні кількість співробітників становить понад 7500 осіб.

3. Просування бренду

Як ви помітили на попередніх прикладах, багато компаній намагаються не дотримуватися єдиного стилю welcome package і додають у свій набір предмети, які не несуть інформаційного чи практичного навантаження, а створені виконувати маркетингову функцію та просувати бренд.

Intellias, велика українська ІТ-компанія, дарує багато корисних речей. У «коробку новачка» входить футболка, ручка, блокнот, чашка, багаття, стікер-пак та різноманітні сертифікати на послуги.

Компанії також люблять дарувати новим співробітникам такі «плюшки», як флешки, повербанки, візитниці, брелоки, сумки, футболки, толстовки, пляшки для води. А деякі компанії йдуть ще далі та креативлять, створюючи свій особливий список.

Наприклад, у компанії Beetroot, яка спеціалізується на створенні професійних команд розробників та дизайнерів з України, до набору входять також домашні капці. Неймовірно мило виглядає, погодьтеся?

А платформа для автоматизації особистих комунікацій Reply дарує новачкам практично повний комплект одягу: футболки, худі та шкарпетки.

Welcome book та welcome package - елемент правильної адаптації

Основне призначення цих вітальних книг та коробок — допомогти співробітнику швидше адаптуватися на новому місці, стати частиною компанії вже з першого дня. Потрібно показати новачкові, що компанія його цінує, а також бачить перспективу спільного співробітництва.

Обирайте для welcome book та welcome package корпоративні кольори або стиль, брендуйте все, що необхідно працівникові в роботі та що він буде використовувати поза роботою, підтримуючи корпоративний дух. Ваша місія – донести до новачка цінності компанії та допомогти новому співробітнику стати їхньою частиною.